Peruuttamattomat varaukset eli no show -tapaukset aiheuttavat ravintoloille mittavia ongelmia: raaka-aineita menee hukkaan, henkilöstöä mitoitetaan turhaan ja liikevaihto kärsii. Ongelma on tuttu kaikille ruokaravintoloille bistroista ja fine dining -paikoista cateringiin saakka. Ratkaisuja ongelmaan on olemassa, ja niitä on jo otettu käyttöön.
YHTEISTYÖSSÄ PÖYTÄVARAUSJÄRJESTELMÄ QUANDOON KANSSA. sUOMEN 50 PARASTA RAVINTOLAA 2025.
Ravintolayrittäjät kertovat yksiselitteisesti, että varauksen peruuttamatta jättäminen eli yksikin tyhjä neljän hengen pöytä voi aiheuttaa useiden satojen eurojen menetykset. Kun näitä peruutuksia kertyy kuukauden aikana useita, tappiot voivat nousta tuhansiin euroihin. Se näkyy suoraan ravintolan liikevaihdossa.
Edellisessä artikkelissamme kerroimme, että no shown vaikutukset ulottuvat raaka-ainehävikistä tulojen menetyksiin ja jopa palvelun laadun heikkenemiseen saakka. Ks. ”Tyhjä pöytä on aina tappio”!
Rioni-ravintoloiden perustaja ja ravintoloitsija Sini Salminen kertoo, että varsinkin viikonloppuisin jotkut asiakkaat tekevät varmuuden vuoksi useita varauksia tai he varaavat pöydän isolle ryhmälle, vaikka lopullinen henkilömäärä on epäselvä.
”Asiakkaat saattavat varata useita pöytiä eri ravintoloista ja porukka päättää vasta viime hetkellä illalla, mihin he menevät. Sen jälkeen jätetään muihin paikkoihin ilmoittamatta, että emme tulekaan. Siitä aiheutuu tappioiden lisäksi harmia ilman pöytää jääville asiakkaille”, Salminen toteaa.
Automaattiset muistutusviestit vähentävät no show -ilmiötä.
Rionin konseptiin kuuluu neljä georgialaista ravintolaa, jotka sijaitsevat Helsingissä, Espoossa, Turussa ja Tampereella. Salmisen mukaan useasta ravintolasta ”varmuuden vuoksi” varaaminen näkyy ilmiönä lähinnä Helsingissä ravintolatarjonnan laajuuden vuoksi. Muissa kaupungeissa sitä esiintyy vähemmän.
Ratkaisuksi Rioni on ottanut käyttöön automaattiset muistutusviestit Quandoon varausjärjestelmän kautta. Pienissä varauksissa tämä on auttanut. Moni muistaa perua, kun saa tekstiviestin. Suurten ryhmien varaukset hoidetaan sähköpostilla ja puhelimitse, ja lopullinen henkilömäärä pyydetään ajoissa etukäteen.
Salmisen mukaan on tärkeää, että asiakkaat ymmärtävät varauksen peruuttamisen merkityksen. Pöytävaraukset vaikuttavat kunkin päivän henkilökunnan työvuorojen suunnitteluun ja palkkaamiseen.
”Emme ole vieneet no show -ilmiön vaikutusta suoraan hintoihimme. Henkilöstökulut ovat kuitenkin ravintolassa suurin menoerä. Yksikin tyhjä pöytä voi jättää illan tuotosta saamatta jopa satoja euroja eli maksaa yhden tarjoilijan palkan”, Salminen laskee.
Rioni-ravintoloissa ei ole otettu käyttöön etukäteis- tai varausmaksuja. Salminen tietää monen rennommankin bistrotyylisen ravintolan harkitsevan sitovia varausmaksuja.
”Tärkeintä on löytää ongelmaan yhteinen ratkaisu asiakkaiden kanssa. Jos kaikki kuluttajat ymmärtäisivät, miten suuri asia peruuttamaton varaus on ravintolalle, koko ravintolakulttuuri olisi vastuullisempaa”, hän muistuttaa.
Varausmaksu ei ole karkottanut Finlandia Caviarin asiakkaita.
Helsingin Kauppatorin kulmalla sijaitsevassa 16-paikkaisessa Finlandia Caviar -ravintolassa jokainen toteutunut varaus on elintärkeä. Jos neljän hengen pöytä jää tyhjäksi, se on neljäsosa koko ravintolan kapasiteetista.
Ravintoloitsija Valeria Kariluoma kertoo esimerkin uudenvuodenaatosta, jolloin juhlaillalliselle asiakas varasi pöydän kahdeksalle eli puolet ravintolasta, mutta paikalle saapui vain kaksi aikuista ja kaksi lasta. Illasta muodostui taloudellisesti liki katastrofi.
”Sen jälkeen otimme käyttöön ennakkomaksut varausjärjestelmämme Quandoon kautta. Jo neljän hengen varauksissa veloitamme varauksesta. Sesonkien aikaan, kuten jouluna, uutenavuotena ja vappuna vaadimme kaikilta ennakkomaksun. Se on toiminut erinomaisesti. Jopa 99 prosenttia asiakkaista saapuu, ja jos he peruvat, se tapahtuu ajoissa”, Kariluoma kertoo.
Varausmaksu ei ole karkottanut Finlandia Caviarin asiakkaita, vaan päinvastoin se on tuonut ennustettavuutta. Samalla se on mahdollistanut järkevän raaka-aineiden hankinnan.
”Nyt uskallamme tilata esimerkiksi isoja määriä ostereita, kun tiedämme, että asiakkaat todella tulevat”, Kariluoma perustelee.
Eurooppalainen käytäntö varausmaksuissa yleistyy Suomessa.
Valeria Kariluoma kertoo matkustavansa itsekin paljon ja käyvänsä jatkuvasti ravintoloissa eri puolilla maailmaa. Hän muistuttaa, että ennakkomaksu on muualla Euroopassa aivan normaali käytäntö niin sanotuissa paremmissa ravintoloissa. Suomessakin se saisi hänen mielestään olla yleisempää.
Hän uskoo, että asiakkaat ymmärtävät varausmaksujen tarpeellisuuden. Nykyään on yleistä maksaa hotellit ja muut varaukset etukäteen. Varauksen tekeminen luottokortilla on helppoa, ja se sitouttaa asiakkaan paremmin.
”Jos yhä useampi ravintola meilläkin rohkaistuisi ottamaan varausmaksun käyttöön, no show -ongelma vähenisi. Tällöin ravintoloiden ei myöskään tarvitsisi ylibuukata asiakaspaikkojaan, mikä saattaisi ratkaisun sijaan aiheuttaa lisää ongelmia”, Kariluoma pohtii.
Kansainvälinen ravintoloiden varausjärjestelmä Quandoo on pohtinut yhdessä ravintoloiden ja asiakkaiden kanssa no show -kulttuuria. Quandoo on hakenut ratkaisuja no show -ongelmaan tekemällä pöytävarausten hallinnasta helppoa ja tehokasta.
Kun ravintola saa tiedon perutuista varauksista välittömästi, se voi nopeasti optimoida kapasiteettiaan ja henkilökunnan määrää sekä vähentää tyhjiä pöytiä. Samalla Quandoo tuo näkyvyyttä ja uusia asiakkaita, mikä auttaa pitämään huolta korkeaa palvelutasoa ja asiakastyytyväisyyttä.
Lue lisää Quandoon kuuden kohdan strategiasta tämän linkin kautta.
Finlandia Caviar
Rioni
Facebook Comments